PLAN INTERNATIONAL INDONESIA JOB VACANCY : Konsultan Evaluator USSI Project

Kerangka Acuan

Evaluasi Proyek Sekolah Aman dan Studi  Tentang Kerentanan

Resiko Sekolah-sekolah di Jakarta  

 

                                                                                                                                

A.      Latar Belakang

Sejak 2013 PLAN International Indonesia telah melaksanakan project sekolah aman perkotaan di 22 sekolah. Dengan cakupan wilayah Jakarta Barat dan Jakarta Timur, berbagai kegiatan dan upaya telah dilakukan, untuk itu PLAN ingin melihat sejauh mana pencapaian yang telah dilakukan, apakah sudah sesuai dengan yang diharapkan, apa saja pembelajaran yang bisa dilihat, dan rekomendasi apa yang diperlukan untuk proyek di masa depan.

 

Namun PLAN juga ingin melakukan riset dengan cakupan yang lebih besar untuk Jakarta, dengan topik khusus tentang risiko, kerentanan, dan kapasitas  terkait bencana alam. hasil dari riset ini akan bagikan kepada pemangku kepentingan, terutama pemerintah, serta juga akan digunakan untuk kepentingan internal PLAN International Indonesia dalam pengembangan program dimasa depan.

 

Sedangkan untuk evaluasi secara khusus hanya akan melihat capaian dari proyek sekolah aman perkotaan. Dan akan digunakan untuk kepentingan internal PLAN, dan akan dilampirkan kepada dinas pendidikan Jakarta.

 

Untuk itu ToR ini akan memuat untuk dua lingkup pekerjaan:

1.       Research on vulnerability and risks for schools in urban settings

2.       Evaluation project

 

B.      Profil singkat PLAN International Indonesia

PLAN International Indonesia adalah organisasi internasional pengembangan masyarakat dan kemanusiaan yang berpusat pada pemenuhan hak-hak anak. Program sponsorship anak merupakan dasar organisasi yang mengawali kegiatan PLAN International di Indonesia pada tahun 1969. Saat ini PLAN bekerja di 4 propinsi (Jakarta, Jawa Tengah, Nusa Tengara Barat dan Nusa Tenggara Timur) dan memberikan manfaat kepada sekitar 55.000 anak dan lebih dari 400 komunitas. Program PLAN International Indonesia meliputi:

·           Asuhan dini tumbuh kembang anak (Adituka) atau Early Childhood Care and Development

·           Air Bersih, Sanitasi dan Hygiene  atau Water, Sanitation and Hygiene (WASH)

·           Perlindungan dan Partisipasi Anak atau Child Protection and Participation (CPP)

·           Manajemen Bencana atau Disaster Risk Management (DRM)

·           Pemberdayaan Ekonomi Kaum Muda atau Youth Economic Empowerment (YEE)

 

 

 

 

 

C.      Profil singkat project

Saat ini PLAN International Indonesia mengimplementasikan proyek sekolah aman di 22 sekolah di Jakarta Barat dan Jakarta Timur melalui mitra implementasi yaitu Yayasan Tanggul Bencana Indonesia (YTBI) dan Community Preparedness (Compres) Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI). Proyek 3 tahun (2013-2016) ini telah memasuki tahun ketiga (2015).

Tujuan umum Proyek ini adalah Meningkatkan akses kepada sekolah aman dan lingkungan belajar yang baik bagi anak dalam lingkungan kota yang rentan bencana. Dengan target penerima manfaat sebagai berikut:

·         Siswa Sekolah Dasar 6000 orang

·         Guru Sekolah Dasar 200 orang

·         Tokoh lokal, staf Dinas Pendidikan, dan praktisi PRB 50 orang

·         Masyarakat 15.000 orang

 

Beberapa kegiatan besar yang telah dilakukan selama 2 tahun adalah:

1.       Pelatihan Pengurangan Resiko Bencana (PRB) dan sekolah aman untuk siswa, guru, komite sekolah dan masyarakat

2.       Pemetaan kapasitas, ancaman dan kerentanan di masing masing sekolah

3.       Pembuatan rencana aksi dan rute evakuasi sekolah

4.       Simulasi bencana

5.       Pembuatan materi informasi pembelajaran PRB

6.       Pembentukan tim siaga sekolah

7.       Penilaian struktur bangunan sekolah

8.       Kunjungan belajar ke sekolah lain

9.       Penelitian tentang sekolah aman perkotaan

10.   Berbagi pengalaman di level nasional dan internasional tentang sekolah aman perkotaan

11.   Pemasangan alat pemadam kebakaran ringan (APAR), pembuatan peta dan tanda jalur evakuasi diseluruh sekolah 

12.   Terlibat dalam revisi rencana kontijensi tingkat kelurahan di lokasi sekolah

13.   Advokasi di level provinsi dengan terlibat di kelompok kerja untuk pembuatan Peraturan Gubenur (Pergub) untuk rambu penanggulangan bencana, Pergub relawan dan Pergub yang mengatur keterlibatan dunia usaha.

14.   Advokasi level nasional, terlibat dalam revitalisasi sekretariat sekolah aman, yang di kepalai oleh Kementerian Pendidikan dengan dukungan Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB),  pembuatan modul pelatihan sekolah aman untuk guru.

 

Sekolah yang terpilih mengikuti proyek ini telah melalui proses seleksi awal dengan menggunakan rekomendasi dari Dinas Pendidikan, dari 42 sekolah yang diajukan ada 22 sekolah yang terpilih, adapun kriteria tersebut:  

1.       Sekolah yang berada pada wilayah rawan bencana menurut Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB)

2.       Sekolah yang memiliki keterbatasan dalam mekanisme kesiapsiagaan bencana

3.        Sekolah yang memiliki komitmen yang kuat untuk proyek ini

4.       Sekolah yang telah mengalami bencana dalam 5 tahun kebelakang atau berpotensi terkena bencana

5.       Sekolah yang belum menerima proyek yang sama sebelumnya dari lembaga manapun

6.        Mendapat dukungan/rekomendasi dari Dinas Pendidikan DKI Jakarta

 

D.     Kepentingan melakukan evaluasi proyek dan studi kerentanan dan resiko

·         Evaluasi ahir project

Memasuki tahun ke 3 dari implementasi program, PLAN bermaksud untuk melakukan evalasui untuk mengukur capaian proyek, mengidentifikasi apakah strategi atau pendekatan yang dilakukan oleh proyek sudah relevan dalam mencapai tujuan,  mengidentifikasi apakah proyek sekolah aman ini relevan dengan kebutuhan sekolah untuk saat ini, dan melihat bagaimana koordinasi dan komunikasi mitra implementasi dengan sekolah, mitra dengan mitra, mitra dengan PLAN.

Evaluasi juga dilakukan untuk bisa mengidentifikasi apakah dalam setiap tahapan program (perencanaan, implementasi, dan  kemitraan) telah berjalan dengan baik. Hasil diharapkan memberi masukan yang komprehensif baik terhadap proses ataupun pendekatan yang perlu untuk dilakukan dalam upaya mencapai tujuan-tujuan proyek.

·         Studi tingkat kerentanan dan resiko  

Studi dilakukan untuk mengetahui  kondisi kerentanan, risiko dan kapasitas sekolah-sekolah di Jakarta (dengan pendekatan sample),  pengalaman dan praktek-praktek yang baik dari inisiatif sekolah aman perkotaan di Indonesia.  ,. Studi ini untuk memperoleh rekomendasi, baik kebijakan dan kebutuhan praktis, untuk mereplikasi pendekatan sekolah aman di kabupaten dan kota lain.   

 

E.      Stakeholder kunci dan tim program yang terlibat dalam evaluasi & studi kerentanan dan resiko

Stakeholder kunci terdiri atas:  

1.       Anak sekolah dasar kelas 3, 4, 5.

2.       Guru pendamping disetiap sekolah

3.       Kepala sekolah

4.       Komite sekolah

5.       Dinas Pendidikan DKI Jakarta

6.       Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) DKI Jakarta

7.       Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB), khusus-nya Direktorat Pengurangan Resiko Bencana

8.       Kementerian Pendidikan & Kebudayaan, khususnya di Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri, dan di Sekretariat Nasional Sekolah   Aman

9.       Presidum Konsorsium Pendidikan Bencana (KPB)

10.   Klaster pendidikan (Unicef dan Safe the Children)

11.   Multi pihak terkait lain: World Vision Indonesia, Unesco, dll

12.   Mitra implementasi (YTBI & LIPI)

 

 

F.       Tujuan Evaluasi dan studi kerentanan dan resiko

·         Evaluasi: Untuk mengukur pencapaian proyek secara menyeluruh, apakah sudah sesuai dengan tujuan yang sudah ditentukan di kerangka kerja dengan mengukur aspek: (1) equality dan non-diskriminasi (2) partisipasi (3) efektifitas (4) relevansi.

1.       Equality and non-discriminasi

-          Apakah program sudah menjangkau target populasi sesuai kriteria yang sudah ditentukan?

-          Kendala dan peluang apa yang ditemui dalam pencapaian target 20 sekolah memiliki rencana aksi untuk sekolah aman?

-          Apakah program sudah mengakomodasi keterlibatan  anak laki-laki dan perempuan? Apakah program sudah mengakomodasi sekolah  di daerah miskin dan anak-anak yang termarjinalisasi? Mekanisme koordinasi seperti apa yang telah dikembangkan oleh sekolah dalam mencapai sekolah aman?

-          Bagaimana efektivitas tim siaga bencana di setiap sekolah?

-          Apakah kelompok ‘excluded’ sudah dijangkau oleh program? Bila belum, apa rekomendasi yang diperlukan untuk menjangkau kelompok excluded?

 

2.       Partisipasi

-          Apakah stakeholder (Anak sekolah dasar kelas 3, 4, 5, guru, kepala sekolah, komite sekolah, Dinas Pendidikan DKI Jakarta, Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) DKI Jakarta, Mitra implementasi (YTBI & LIPI) terlibat dalam siklus atau implementasi program? Peran apa yang dimainkan oleh masing-masing stakeholder?

-          Apakah keterlibatan stakeholder memberikan kontribusi terhadap pencapaian tujuan-tujuan proyek?

-          Bagaimana peran dan keterlibatan anak-anak sekolah selama ini? Bagaimana kontribusinya dalam pencapaian sekolah aman?

 

3.       Efektifitas Efektifitas diukur untuk mengetahui secara lebih pasti capaian  dari urban safe school  Jakarta saat ini (apakah capaiannya sesuai target )

-          Beberapa aspek yang akan dilihat adalah  gap antara program framework dan implementasi, serta memberikan rekomendasi untuk meningkatkan kualitas program.  Kendala dan peluang apa yang ditemui dalam pencapaian target yang telah ditetapkan sesuai kerangka kerja logis yang telah disepakati dengan mitra pelaksana?. Apakah strategi program yang sudah dilaksanakan sudah efektif mendukung pencapaian objective? Apakah program menggambarkan penggunaan paling efektif dari input kita?

 

4.       Relevansi (Relevancy) :

-          Untuk mengetahui sejauh mana design program sudah tepat di dalam membantu anak sekolah terutama anak sekolah dasar kelas 3,4,5 untuk mendapatkan pengetahuan mengenai sekolah aman?.

-          Key question yang digunakan adalah :

Ø  apakah dalam setiap tahapan program (sosialisasi, pelaksanaan, pelatihan dan implementasi kegiatan di masing-masing sekolah, monitoring & evaluasi) sudah sesuai dengan yang ditetapkan dalam kerangka logis yang telah disepakati?

Ø  Apakah tim siaga yang dibentuk telah berjalan dengan baik? Apakah setiap sekolah telah memiliki rencana aksi atau rencana kesiapsiagaan menghadapi bencana?

Ø  Apakah ada dukungan dari pihak terkait (Dinas Pendidikan, jaringan, dll)

Ø  Apakah tim siaga bencana telah memiliki pengetahuan yang cukup tentang sekolah aman?

·         Riset: (1). Ingin mengetahui kerentanan, kapasitas dan risiko dari sekolah-sekolah SD di Jakarta dan lingkungannya (selain sekolah yang terlibat di project sekolah aman).  (2). Mengetahui regulasi-regulasi di level provinsi dan bagaimana penerapan-nya. (3) Mengidentifikasi praktek-pratek yang baik dan lesson learn terkait inisiatif sekolah aman di perkotaan di Indonesia, termasuk Jakarta (4) Mendapatkan rekomendasi yang jelas dan rasional untuk dilakukan, sehingga bisa digunakan untuk memperluas jangkauan proyek, baik  di Jakarta maupun diluar Jakarta. Dengan pertanyaan kunci:

Ø  Bagaimana kerentanan, kapasitas dan risiko yang ada di Jakarta saat ini?

Ø  Apa saja regulasi terkait bencana, khususnya sekolah aman yang ada di level nasional dan DKI?

Ø  Lembaga (Pemerintah & non pemerintah) apa saja yang saat ini melakukan kegiatan sekolah aman?

 

G.     Metodologi Evaluasi dan Studi

Konsultan mengusulkan metodologi yang terbaik untuk studi  dan evaluasi  dalam 1 proposal sesuai dengan TOR ini. Evaluasi  akan meliputi semua kegiatan yang telah dilakukan dalam proyek ini. Koordinasi dengan Urban Safe School Coordinator dan tim MER&D  harus terus dilakukan oleh konsultan. Metodologi mencakup :

·      Teknik pengumpulan data

Selama melakukan studi dan evaluasi,  berikut pendekatan yang disa digunakan :

-         Desk review dokumen terkait

-         Briefing session dengan tim Disaster Risk Management (DRM) Unit dan MER&D  PLAN International Indonesia

-       Survey menggunakan kuesioner dengan guru, kepala sekolah, Dinas Pendidikan, keluarga, masyarakat, mitra implementasi.

-         Focus Group Discussions dengan anak sekolah dan multi pihak

-      Konsultasi dan mungkin Observasi harus dilakukan dengan anak sekolah sebagai Key Informant Interviews melalui in-depth interview dengan pihak-pihak lain yang terseleksi seperti dengan pemerintah.

-      Field/School visits ke wilayah Jakarta Timur dan Jakarta Barat, khususnya di kecamatan Palmerah, Tambora, Kembangan, Taman Sari. Dan di daerah Jakarta Timur, khususnya di kecamatan: Jatinegara dan Duren Sawit 

-        De-briefing dengan staf program DRM dan MER&D PLAN International Indonesia

 

 

H.     Lingkup Kerja konsultan

Konsultan diharapkan untuk dapat mengelola tim survei dalam segala hal dan berkoordinasi serta berkomunikasi dengan PLAN International Indonesia, termasuk:

·         Merekrut, melatih dan mengelola tim survei, termasuk enumerator

·         Mengajukan usulan instrumen survei dan mendiskusikannya dengan PLAN Indonesia

·         Menguji usulan instrumen dan metodologi survei (serta hal-hal teknis lain dari survey yang akan dilakukan) dan memperbaikinya kemudian setelah diuji (dengan berkordinasi dengan PLAN Indonesia)

·         Membuat sistem dan manajemen entry data

·         Bertanggungjawab untuk kegiatan pengumpulan data di lapangan

·         Manajemen data (verifikasi data, kompilasi data, entri data sampai dengan data analysis)

·         Membuat laporan sesuai dengan standar pelaporan PLAN Indonesia

·         Melakukan supervisi atas implementasi survei lapangan

·         Bertanggung jawab untuk melakukan seluruh kegiatan lapangan, termasuk persiapan logistik

·         mendapatkan persetujuan individu, keluarga dan masyarakat target survei

·         Berkoordinasi dengan PLAN Country Office dalam pelaksanaan survei lapangan

·         Mengumpulkan, mengkompilasi, menganalisa dan membuat laporan atas hasil survei (termasuk semua temuan dan data statistik)

 

I.        Deliverables/hasil yang diharapkan

·         Desain/protokol evaluasi dan studi yang mencakup metodologi, instrumen dan juga tata cara pengumpulan data untuk didiskusikan dan disepakati (sebelum dilakukannya kegiatan lapangan), dengan  menggunakan Knowledge, Attitude, Practice (KAP) survey tool yang telah dikembangkan oleh Kantor Regional Asia PLAN International dan kantor PLAN Indonesia  

·         Mempersiapkan draft laporan maksimal 14 hari setelah pengumpulan data dan mempresentasikan draft laporan tersebut kepada PLAN Indonesia untuk didiskusikan dan dimintakan tanggapan dari PLAN Indonesia

·         Menyelesaikan laporan final dalam bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris (softcopy dan hardcopy) dan menyerahkannya kepada PLAN Indonesia setelah menerima feedback final dari PLAN Indonesia dalam kurun waktu 2 minggu

·         Kelengkapan laporan akhir seperti instrumen yang dipergunakan, foto kegiatan dan raw data yang digunakan untuk analisis data

·         Ringkasan eksekutif (maksimal 5 halaman) atas hasil survey dalam bahasa Inggris dan bahasa Indonesia

·         Hard copies dari questionnaires yang telah diisi (jika ada), transkrip dan daftar hadir atas diskusi dan interview

·         Dokumentasi dari praktek-praktek yang baik (good practices) yang ditemukan (misalnya dalam bentuk studi kasus, foto, atau video, dll)

·         Ringkasan hasil evaluasi dan studi dalam bentuk presentasi (misalnya dengan power point)

 

 

J.        Timeline

Untuk tahap riset dan evaluasi, mulai dari penyusunan draft TOR sampai dengan laporan ahir ditargetkan selesai pada 15 Januari 2016, dengan jadwal sebagai berikut:

 

Riset

No	Kegiatan	Waktu	PIC
1	Pengumuman Rekrut Konsultan	22 Agustus – 1 September 2015	HRD
2	Pembuatan proposal oleh konsultan	1 – 8 September 2015	Konsultan
3	Presentasi oleh konsultan (short listed)	9-10 September 2015	Konsultan
4	Penentuan konsultan	10-11September  2015	MER&D & DRM
5	Revisi dan pembuatan tool oleh konsultan	11-18 September  2015	Konsultan
6	Kontrak	11-18 September 2015	YT & Admin
8	Implementasi untuk riset (desk study, lapangan, penyusunan laporan)	24 September – 31 Oktober 2015	Konsultan
9	Sumbit laporan dan presentasi	2-6 November 2015	Konsultan
10	Review oleh PLAN	6-13 November 2015	MER&D& DRM
11	Revisi dan submit final report	13-30 November 2015	Konsultan

 

 

Evaluasi:

No	Kegiatan	Waktu	PIC
1	Impelentasi evaluasi (desk Study, lapangan, dan laporan)	10 November-22 Desember 2015	Konsultan
2	Review PLAN	22-26 Desember 2015	PME & DRM
3	Presentasi laporan	29 Desember 2015	Konsultan
4	Final revisi dan sumbit laporan ke PLAN	29 – 31 Desember 2015	Konsultan
5	Final comment dari PLAN	5-9 Januari 2016	PME & DRM
6	Penerjemahan ke English version	9-15 Januari 2015	Konsultan

 

 

K.      Laporan Evaluasi dan Studi Kerentanan dan Resiko

Laporan ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris, terpisah antara laporan evaluasi dan laporan studi. Kedua laporan  mencakup bagian-bagian sebagai berikut:

·         Ringkasan Eksekutif/Executive Summary

·         Latar Belakang/Background)

·         Tujuan Evaluasi dan studi

·         Metodologi dan keterbatasan studi

·         Hasil penemuan dan analisa

·         Kesimpulan dan rekomendasi

·         Lampiran (kuesioner, notulensi dan daftar hadir FGD)

 

L.       Ethical & Child Protection Statements

Pelaksanaan kegiatan evaluasi dan studi ini harus sesuai dengan kaidah kebijakan perlindungan anak PLAN Indonesia.

                                                                                                                                      

M.    Kualifikasi tim

Konsultan i harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Memiliki komposisi konsultan yang berimbang dari segi akademis, pengetahuan, pengalaman, serta manajemen riset dan evaluasi dalam proyek-proyek terkait

2. Berpengalaman dalam riset dan evaluasi dalam konteks pengurangan risiko bencana (akan menjadi nilai tambah)

3.

                                                     

N.     Prosedur pengiriman proposal

Tahap Pertama: Konsultan  mengirimkan proposal (dalam bahasa Inggris)  kepada: Ajun Khamdani-People & Culture PLAN Indonesia, dengan alamat e-mail HRD.Indonesia@PLAN-international.org dan tembusan  (Cc) ke Yusra.tebe@PLAN-international.org  sebelum jam 5 sore tanggal 8 September 2015 dengan dilampirkan dokumen sebagai berikut:

1.       Profil organisasi (bila konsultan adalah organisasi) atau bio data konsultan (bila konsultan adalah individu)

2.        Proposal yang yang mencakup :

A.      Latar belakang

B.      Metodologi

·         Mencakup :

ü  Pendekatan yang digunakan (kuantitatif/kualitatif)

ü  Sampling frame (mencakup sampling size)

ü  Instrumen/tools yang akan digunakan

C.      Teknis management dan pengolahan data, mencakup :

ü  Data verifikasi

ü  Data entry

ü  Data cleaning

ü  Data analysis, mencakup :

ü  Analysis apa yang akan digunakan

ü  Software yang digunakan dalam menganalysis data

ü  Teknis pelaporan

D.      Timeline (Jadwal tentatif)

E.       CV tim  (dalam 1 file)

F.       Contoh laporan dokumen hasil riset atau evalusi yang  pernah dilakukan

G.     Anggaran

 

Tahap Kedua: Berdasarkan proposal yang masuk, PLAN Indonesia akan melakukan shortlisting kandidat konsultan yang kemudian akan diminta untuk mempresentasikan proposalnya. Setelah itu, PLAN Indonesia akan menentukan  konsultan terpilih.

 

Hanya konsultan yang ter-shortlisted  yang akan dihubungi.

 

O.     Penutup

Selama kegiatan  konsultan akan berkomunikasi intens dengan pihak PLAN Indonesia (Urban Safe School Coordinator) di semua tahapan kegiatan.